Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten im Zusammenhang mit SkriDoc ist:

Annemarie Rodano
Inhaberin von SkriDoc (Einzelunternehmen)
c/o SEBONA Treuhand Böhner
Hohstrasse 1
8302 Kloten
Schweiz

E-Mail: support@skridoc.ch

Für sämtliche Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte (Ziff. 11) genügt eine E-Mail an diese Adresse.

2.1 Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website skridoc.ch und für die darüber angebotene Anwendung SkriDoc (nachfolgend «Dienst»).

2.2 Es gilt das Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) sowie die zugehörige Verordnung (DSV). Das Angebot richtet sich ausschliesslich an Kundinnen und Kunden mit Sitz oder Wohnsitz in der Schweiz.

2.3 Wir bearbeiten Personendaten nach Treu und Glauben, verhältnismässig und zu den in dieser Erklärung genannten Zwecken. Wir bearbeiten nur Daten, die wir für den Betrieb des Dienstes tatsächlich benötigen.

3.1 Kontodaten

Bei der Registrierung erheben wir:

Bei Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung speichern wir zusätzlich ein verschlüsseltes Geheimnis sowie Hashes der Wiederherstellungscodes.

Bei einer Änderung der E-Mail-Adresse speichern wir vorübergehend die neue Adresse, bis diese bestätigt ist.

Zur Bestätigung der E-Mail-Adresse und zum Zurücksetzen des Passworts erzeugen wir zeitlich befristete Token, die nach Einlösung oder Ablauf ihre Gültigkeit verlieren.

3.2 Inhaltsdaten

Die von Ihnen im Dienst erstellten Inhalte:

• Dokumentationen (Titel, Texte, Schritte, Struktur)
• hochgeladene Bilder und Screenshots
• Design-Vorlagen (Templates), einschliesslich der von Ihnen erfassten Firmenangaben wie Adresse und Telefonnummer
• Freigabe-Einstellungen und Freigabe-Links

Diese Inhalte gehören Ihnen (AGB Ziff. 8.1). Wir bearbeiten sie ausschliesslich, um den Dienst zu erbringen. Wir werten sie nicht aus, verkaufen sie nicht und geben sie nicht an Dritte weiter — ausgenommen an die in Ziff. 6 genannten Auftragsbearbeiter, soweit dies für den Betrieb nötig ist.

Wichtig: Enthalten Ihre Dokumentationen Personendaten Dritter (z.B. Namen auf Screenshots, Angaben zu Mitarbeitenden), sind Sie dafür verantwortlich (AGB Ziff. 8.3). Wir bearbeiten diese Daten in Ihrem Auftrag.

3.3 Zahlungsdaten

Bei einem kostenpflichtigen Abonnement speichern wir eine Kundennummer und eine Abonnement-Nummer unseres Zahlungsdienstleisters Stripe sowie das Datum der nächsten Verlängerung.

Kreditkartendaten und andere Zahlungsmittel erreichen unsere Server nicht. Die Eingabe erfolgt ausschliesslich auf einer Seite von Stripe; wir erhalten davon keine Kenntnis. Wählen Sie TWINT, bestätigen Sie die Zahlung in Ihrer TWINT-App; dabei bearbeitet auch die TWINT AG (Schweiz) Ihre Zahlungsdaten nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen.

3.4 Nutzungs- und technische Daten

• Server-Logs: Beim Aufruf der Website fallen technische Daten an (z.B. IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Seite, Angaben zum Browser). Diese Daten dienen dem sicheren Betrieb, der Fehlerbehebung und der Abwehr von Angriffen und werden während rund 14 Tagen aufbewahrt und danach automatisch gelöscht.
• Schutz vor Missbrauch: Zur Abwehr automatisierter Angriffe auf Anmeldung, Registrierung und Warteliste zählen wir Anfragen pro IP-Adresse. Diese Zähler werden ausschliesslich im Arbeitsspeicher gehalten, nicht in der Datenbank gespeichert und beim Neustart des Servers gelöscht.
• Zähler zur KI-Nutzung: Anzahl der genutzten KI-Anfragen im laufenden Monat sowie der Zeitpunkt des letzten Zurücksetzens.
• Speichernutzung: Umfang der von Ihnen hochgeladenen Dateien.

3.5 Kommunikationsdaten

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, bearbeiten wir Ihre Angaben zur Beantwortung Ihres Anliegens.

Systemmitteilungen, die wir versenden: Bestätigung der E-Mail-Adresse, Zurücksetzen des Passworts, Einladungen in ein Team, Änderungen am Konto. Wir versenden keine Werbe-E-Mails und keinen Newsletter.

3.6 Team-Daten

Nutzen Sie den Business-Tarif mit Team-Funktion, bearbeiten wir zusätzlich:

• Zugehörigkeit von Benutzerkonten zu einem Team, Rolle (Inhaber, Admin, Mitglied, Lesend), Beitrittsdatum
• versendete Einladungen (Name und E-Mail-Adresse der eingeladenen Person, vorgesehene Rolle, Zeitpunkt, Gültigkeit)
• Zuweisungen von Checklisten an Personen im Team (wer durchführt, wer prüft, Rhythmus und Fälligkeit) sowie Kenntnisnahmen (Ziff. 3.11)

Der Team-Inhaber und die von ihm bestimmten Admins entscheiden, wer eingeladen wird und welche Rolle eine Person hat. Der Team-Inhaber ist gegenüber den Mitgliedern seines Teams verantwortlich (AGB Ziff. 1.4). Für die eingeladenen Personen sind wir Bearbeiter im Auftrag des Team-Inhabers. Lesende sehen nur Dokumentationen, die im Team freigegeben sind, und nur ihre eigenen Rückmeldungen.

Inhalte im Team gehören dem Team. Dokumentationen, Ordner, QR-Codes, Design-Vorlagen und Bilder, die in einem Team entstehen oder beim Beitritt mitgebracht werden, bleiben beim Team, wenn ein Mitglied das Team verlässt oder sein Konto löscht. Der Name der Person, die eine Dokumentation erstellt hat, bleibt daran als Erstellerangabe stehen. Das ausgetretene Mitglied hat danach keinen Zugriff mehr auf diese Inhalte. Wird das Team aufgelöst, erhält jede Person die Inhalte zurück, die sie selbst erstellt hat.

3.7 Warteliste

Tragen Sie sich auf die Warteliste ein, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, das angegebene Land und den Zeitpunkt des Eintrags. Zweck ist ausschliesslich, Sie zu benachrichtigen, falls SkriDoc in Ihrem Land verfügbar wird.

Der Eintrag erfolgt nur, wenn Sie ihn aktiv auslösen. Ein abgelehnter Registrierungsversuch führt für sich allein zu keinem Eintrag.

Sie können Ihren Eintrag jederzeit per E-Mail an support@skridoc.ch löschen lassen.

3.8 Geschäftskontakte (Interessenten)

Für die Kontaktaufnahme mit Betrieben, die sich für SkriDoc interessieren könnten, führen wir eine Liste geschäftlicher Kontaktdaten: Firma, Name und Funktion der Ansprechperson, geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Ort, Branche, Herkunft des Kontakts (z. B. Messe, Empfehlung) sowie Notizen zum Verlauf der Gespräche. Die Daten stammen von Ihnen selbst oder aus öffentlich zugänglichen Firmenangaben.

Wir schreiben Sie persönlich und einzeln an, nicht per Massenversand, und verwenden dafür keine Öffnungs- oder Klickverfolgung. Registrieren Sie sich später mit derselben E-Mail-Adresse oder Firmendomain, verknüpfen wir den Eintrag mit Ihrem Konto, um den Stand nachzuvollziehen.

Kontakte ohne weiteres Interesse löschen wir spätestens 12 Monate nach der letzten Änderung. Auf Wunsch löschen wir Ihren Eintrag sofort vollständig — eine kurze Nachricht an support@skridoc.ch genügt.

3.9 Gratis-Tools (ohne Konto)

Unter skridoc.ch/tools bieten wir Werkzeuge ohne Konto an. Fast alle laufen vollständig in Ihrem Browser: Bilder, Texte und Eingaben verlassen Ihr Gerät nicht und werden von uns weder empfangen noch gespeichert.

Ausnahmen sind «Word-Anleitung aufräumen» und «PDF-Anleitung umwandeln». Die Datei, die Sie hochladen, wird an unseren Server in der Schweiz übertragen, dort in Schritte umgewandelt und als Vorschau an Ihren Browser zurückgeschickt. Wir speichern weder die Datei noch ihren Inhalt noch den Dateinamen; sie existiert nur während der Verarbeitung im Arbeitsspeicher. Es wird keine KI eingesetzt. Um Missbrauch zu verhindern, zählen wir Ihre IP-Adresse im Arbeitsspeicher (höchstens drei Dateien pro 24 Stunden); dieser Zähler wird nicht dauerhaft gespeichert.

Die Tools verwenden keine Cookies und kein Tracking.

3.10 Checklisten und Durchführungen

Im Business-Tarif können Kundinnen und Kunden Checklisten ausfüllen lassen: von Personen im Team, über einen QR-Code an einem Ort oder über einen persönlichen Link mit Zugangscode, auch von Personen ohne SkriDoc-Konto (zum Beispiel Reinigungs- oder Wartungsfirmen). Dabei bearbeiten wir im Auftrag der Kundin oder des Kunden:

• den Namen der ausfüllenden Person (aus ihrem Konto, am QR-Code selbst eingegeben oder von der Kundin oder dem Kunden beim Zuweisen angegeben);
• bei einem Link zusätzlich die E-Mail-Adresse und, sofern angegeben, die Telefonnummer. Die E-Mail-Adresse verwenden wir nur, um den Link zuzustellen — bei wiederkehrenden Checklisten automatisch vor jeder Fälligkeit einen neuen Link. Die Telefonnummer dient der Kundin oder dem Kunden als Notiz; wir verschicken keine SMS;
• den Zugangscode zum Link. Er steht nie in der E-Mail, wird verschlüsselt gespeichert und kann von Personen im Team, die Links verschicken dürfen, angezeigt werden; jedes Anzeigen wird im Aktivitätsprotokoll festgehalten;
• die Eingaben in der Checkliste (erledigt, nicht anwendbar, Mangel, Werte, Notizen), Fotos und eine mit dem Finger gezeichnete Unterschrift, sofern die Checkliste das verlangt;
• Zeitpunkte von Beginn, Abschluss und Prüfung sowie die Fälligkeit.

Diese Daten dienen der Kundin oder dem Kunden als Nachweis. Verantwortlich ist die Kundin oder der Kunde; wir bearbeiten die Daten in ihrem Auftrag. Fragen zu diesen Daten richten ausfüllende Personen bitte an die Organisation, die ihnen die Checkliste gegeben hat.

3.11 Kenntnisnahmen

Im Business-Tarif können Kundinnen und Kunden Dokumente ihres Teams zur Kenntnisnahme bestimmen, zum Beispiel Betriebs- oder Sicherheitsregeln. Personen im Team bestätigen dann, dass sie eine bestimmte Fassung gelesen und verstanden haben. Dabei speichern wir den Namen der Person, Datum und Uhrzeit der Bestätigung sowie die bestätigte Fassung. Wird eine Person an eine ausstehende Kenntnisnahme erinnert, speichern wir zusätzlich den Zeitpunkt der Erinnerung und senden diese an ihre E-Mail-Adresse.

Diese Angaben dienen dem Team-Inhaber als Nachweis. Verantwortlich ist der Team-Inhaber; wir bearbeiten die Daten in seinem Auftrag. Die Bestätigungen bleiben gespeichert, solange das Team besteht, auch wenn eine Person das Team verlässt oder ihr Konto löscht (Name und Fassung bleiben als Nachweis stehen).

3.12 Unterwegs-Aufnahme

Nehmen Sie mit dem Handy eine Anleitung auf (Titel, Text, Fotos), speichert Ihr Browser die Aufnahme bis zum Versand auf Ihrem Gerät, damit bei fehlender Verbindung nichts verloren geht. Wir erhalten die Daten erst, wenn die Aufnahme gesendet wird; danach werden sie wie Ihre übrigen Inhalte bearbeitet (Ziff. 3.2). Die Kopie auf dem Gerät wird nach erfolgreichem Versand oder beim Verwerfen gelöscht. Diktieren Sie Text über die Tastatur Ihres Handys, erhalten wir nur den Text, keine Audioaufnahme.

• Bereitstellung, Betrieb und Wartung des Dienstes
• Erfüllung des Vertrags mit Ihnen (Konto, Tarif, Abrechnung)
• Kommunikation mit Ihnen (Support, Systemmitteilungen)
• Persönliche Kontaktaufnahme mit interessierten Betrieben (Ziff. 3.8)
• Bereitstellung der Gratis-Tools ohne Konto (Ziff. 3.9)
• Sicherheit: Erkennung und Abwehr von Missbrauch und Angriffen
• Einhaltung gesetzlicher Pflichten (z.B. Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen)
• Weiterentwicklung und Fehlerbehebung

Wir bearbeiten Ihre Daten nicht für Werbezwecke Dritter, betreiben keinen Massenversand, erstellen keine Profile und treffen keine automatisierten Einzelentscheidungen mit Rechtsfolgen für Sie.

5.1 Wir setzen technisch notwendige Cookies ein, die für Anmeldung und Sitzungsverwaltung erforderlich sind. Ohne diese funktioniert die Anmeldung nicht. Wer eine Checkliste am QR-Code beginnt, erhält zusätzlich ein technisch notwendiges Cookie, damit die angefangene Durchführung auf demselben Gerät fortgesetzt werden kann.

5.2 Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies ein und binden keine Dienste zur Reichweitenmessung ein. Technisch notwendige Cookies sind zustimmungsfrei; ein Cookie-Banner zur Einwilligung ist daher nicht erforderlich.

Wir ziehen für den Betrieb des Dienstes folgende Dienstleister bei. Diese bearbeiten Daten in unserem Auftrag und sind vertraglich zur Vertraulichkeit und zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet.

7.1 Ihre Kontodaten und Ihre Inhalte werden auf Servern in der Schweiz gespeichert (Infomaniak Network SA, Genf).

7.2 In folgenden Fällen werden Daten ins Ausland bekanntgegeben:

• Stripe (Irland/USA) — soweit Sie ein kostenpflichtiges Abonnement abschliessen
• Resend (USA) — beim Versand von System-E-Mails

7.3 Die Schweiz anerkennt für die USA seit dem 15. September 2024 unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework einen angemessenen Datenschutz für Unternehmen, die nach diesem Rahmenwerk zertifiziert sind. Soweit ein Dienstleister nach diesem Rahmenwerk zertifiziert ist, stützt sich die Bekanntgabe darauf. Im Übrigen stützen wir die Bekanntgabe auf Standardvertragsklauseln (mit Schweizer Anpassung) bzw. auf die Ausnahme der Vertragserfüllung nach Art. 17 revDSG.

8.1 Nutzen Sie eine KI-gestützte Textfunktion, werden die betreffenden Inhalte zur Verarbeitung an Infomaniak Network SA (Genf, Schweiz) übermittelt. Die Verarbeitung erfolgt nach Angaben von Infomaniak durchgängig in der Schweiz.

8.2 Die Übermittlung erfolgt nur, wenn Sie eine KI-Funktion aktiv auslösen. Ohne Ihre Handlung werden keine Inhalte an den KI-Dienst gesendet.

8.3 Infomaniak speichert die übermittelten Inhalte nur vorübergehend für die Dauer der Verarbeitung und verwendet sie weder zum Training von KI-Modellen noch anderweitig.

8.4 Wir empfehlen, keine besonders schützenswerten Personendaten in KI-Funktionen einzugeben.

8.5 Aktivieren Sie beim Importieren «Struktur mit KI erkennen», werden die Textabsätze der Datei an Infomaniak Network SA übermittelt, damit die KI die Schrittgrenzen vorschlagen kann. Es gelten die Bedingungen nach Ziff. 8.1–8.4. Die Funktion lässt sich bei jedem Import abschalten.

9.1 Sie können einzelne Dokumentationen über einen Link öffentlich und ohne Anmeldung zugänglich machen. Diese Inhalte sind dann für jede Person mit Kenntnis des Links einsehbar und können unter Umständen von Suchmaschinen erfasst werden.

9.2 Sie entscheiden allein, welche Inhalte Sie auf diese Weise veröffentlichen, und tragen dafür die Verantwortung (AGB Ziff. 8.5). Veröffentlichen Sie Personendaten Dritter über einen solchen Link, sind Sie dafür verantwortlich.

9.3 Sie können eine Freigabe jederzeit im Dienst wieder aufheben.

10.1 Zum Betrieb, zur Wartung, zur Fehlerbehebung und zum Support können wir auf die im Dienst gespeicherten Daten zugreifen — ausschliesslich im erforderlichen Umfang und zweckgebunden.

10.2 Zugriffe auf einzelne Kundenkonten erfolgen anlassbezogen, in der Regel auf Ihre Anfrage oder mit Ihrer Kenntnis.

10.3 Wir legen diesen Zugriff offen, weil er technisch besteht: Als Betreiber haben wir administrativen Zugang zur Datenbank und damit grundsätzlich Einsicht in gespeicherte Inhalte.

Sie haben im Rahmen des schweizerischen Datenschutzrechts insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 25 revDSG): Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, ob und welche Daten wir über Sie bearbeiten.
• Berichtigung: Unrichtige Daten lassen wir berichtigen. Name, E-Mail-Adresse und Sprache können Sie selbst in den Kontoeinstellungen ändern.
• Löschung: Sie können Ihr Konto jederzeit selbst löschen (AGB Ziff. 6.5). Damit werden Ihre Inhalte gelöscht — ausgenommen Inhalte, die einem Team gehören (Ziff. 3.6): Diese bleiben beim Team, mit Ihrem Namen als Erstellerangabe.
• Datenherausgabe / Datenübertragung (Art. 28 revDSG): Sie können Ihre Dokumentationen jederzeit selbst als PDF — in den entsprechenden Tarifen zusätzlich als Word-Datei — exportieren.
• Widerspruch: Sie können der Bearbeitung Ihrer Daten widersprechen. Ist die Bearbeitung zur Vertragserfüllung notwendig, kann dies bedeuten, dass der Dienst nicht mehr genutzt werden kann.

Für alle Anliegen genügt eine E-Mail an support@skridoc.ch. Wir antworten in der Regel innert 30 Tagen. Zur Beantwortung müssen wir Ihre Identität überprüfen können.

Sie haben ausserdem das Recht, sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) zu beschweren: www.edoeb.admin.ch

12.1 Wir bewahren Personendaten so lange auf, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten es verlangen.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Ihre Daten zu schützen, insbesondere:

• Verschlüsselte Übertragung (HTTPS/TLS) auf allen Seiten
• Passwörter werden ausschliesslich als bcrypt-Hash gespeichert, nie im Klartext
• optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung für Ihr Konto
• Schutz vor automatisierten Anmeldeversuchen durch Begrenzung der Anfragen pro IP-Adresse
• Serverstandort Schweiz und regelmässige Datensicherungen
• Zugriff auf die Systeme ausschliesslich durch den Anbieter, abgesichert über SSH-Schlüssel
• Sicherheitsrelevante Prüfungen erfolgen serverseitig, nicht im Browser

Kein System ist absolut sicher. Wir bitten Sie, ein starkes, einzigartiges Passwort zu verwenden und die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren.

Bei einer Verletzung der Datensicherheit, die für Sie ein hohes Risiko bedeutet, informieren wir Sie und den EDÖB, wie es Art. 24 revDSG verlangt.

Ausser den in Ziff. 6 genannten Dienstleistern geben wir Ihre Daten nicht an Dritte weiter. Vorbehalten bleibt die Herausgabe, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder eine behördliche oder gerichtliche Anordnung dies verlangt.

Wir verkaufen keine Daten und geben keine Daten zu Werbezwecken weiter.

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich der Dienst oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Massgebend ist die jeweils auf skridoc.ch veröffentlichte Fassung. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie in geeigneter Form.

Annemarie Rodano
c/o SEBONA Treuhand Böhner
Hohstrasse 1
8302 Kloten
Schweiz
support@skridoc.ch